قد ينتهي اجتماع الإدارة بأخبار سارة من جميع الأقسام، تاركًا المدير العام أكثر قلقًا من ذي قبل. فالمبيعات في ازدياد، وحصل قسم المشتريات على خصم، ويعمل المصنع بكامل طاقته. ومع ذلك، لا تزال الشركة تبحث عن تمويل للوفاء بالتزاماتها للأسبوع المقبل.
لنفترض شركة افتراضية. يشتري قسم المشتريات كمية كبيرة للحصول على سعر أفضل. يمنح قسم المبيعات العملاء فترات سداد أطول لتصريف البضائع، بينما يطلق قسم التسويق عرضًا لتحفيز الطلب. يؤدي كل قسم ما هو مطلوب منه. في النهاية، تترك قراراتهم الشركة بمخزون مدفوع الثمن وفواتير غير مدفوعة. قد تكمن المشكلة في تعريف النجاح نفسه، وليس في كفاءة أي فرد.
عندما نقيس الوظائف بشكل منفصل، قد تتداخل مسؤولياتها. يُظهر تقرير المشتريات الخصم، بينما يُظهر تقرير آخر تكلفة تجميد السيولة. يُنسب الفضل في الصفقة إلى قسم المبيعات، بينما يتحمل قسم المالية مسؤولية التمويل بعد توقيع العقد. يتحول الاجتماع التالي إلى تبادل للاتهامات، مع أن المشكلة بدأت قبل التنفيذ.
قبل اتخاذ أي قرار مصيري، أفضّل طرح سؤال مشترك: ماذا سيحدث للشركة إذا نجحت جميع خططنا؟ يجب أن يربط جدول زمني موحد بين الطلب والتسليم والتحصيل والدفع، مدعومًا بإجراءات تُراعي هذه العلاقات. قد يكون شراء كميات أقل مكلفًا بعض الشيء للوحدة الواحدة، ولكنه يظل الخيار الأفضل. الإدارة الجيدة تُدرك هذه المفاضلة قبل أن تتحول إلى أزمة.
حين تحدد الإدارات وتتعب الشركة
يمكن أن ينتهي الاجتماع المدير بأخبار جيدة من الجميع، ثم يخرج المدير العام أكثر قلقًا مما وصل. ونتيجة لذلك، حصلت والمشتريات على خصم، والمصنع يعمل بطاقته، لكن الشركة تبحث عن المال لاتخاذ أسبوع جديد.
خذ هذا المشهد الافتراضي. مسؤول المشتريات بكمية كبيرة من السعر الأفضل. يقدم فريق المبيعات العملاء ماهلة أصغر لتسويتها، حيث أصبحت إدارة التسويق عرضًا يزيد الطلب. وقد حققت كل إدارة ما طُلب منها، في حين استمعت للصحافة قررت في مدفوع وفواتير لم تُحصّل بعد. لم تكن مشكلة بالضرورة في كفاءات الأشخاص، بل في الطريقة التي تحب النجاح لكل منهم.
في حين نقيس كل وظيفة بروتين، نترك العلاقات بلا صاحب. يظهر خصم في تقرير المشتريات، وتختفي تكلفة تجميد المال في تقرير آخر. تُحتسب صفقة للمبيعات، ويصل تمويلها إلى المالية بعد توقيعها. عندها سيكون المؤتمر التالي التجربة متبادلة، مع أن الخطأ بدأ قبل التنفيذ.
أوافق على التحديد الجديدة السؤال المشترك: ماذا سيحدث للشركة إذا بدأ كل واحد منا في خطته؟ نحتاج جدولًا لربط الاتصال بالتسليم والتحصيل والمدفوعات، ثم تشير إلى التعرف على هذا الارتباط. قد يكون شراء كمية أقل قليلًا وقليلًا للوحدة، ولكن أنسب الشركة في تلك اللحظة. جودة الإدارة في قدرة الإدارة على رؤية هذه المفاضلة قبل أن تشارك في الأزمة.
